miércoles, 24 de febrero de 2010

LLUVIA DE IDEAS #2 - COMUNICACION INTERNA

COMUNICACIÓN INTERNA


MUÑIZ GONZALEZ, Rafael, 25 de marzo del 2009, Comunicación y organización, consultado el 24 de febrero del 2010 en http://www.rrppnet.com.ar/comunicacioninterna.htm.

La comunicación interna es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido.
Teniendo en cuenta está función principal, podríamos afirmar que la comunicación interna permite:

• Construir una identidad de la empresa en un clima de confianza y motivación.
• Profundizar en el conocimiento de la empresa como entidad.
• Romper departamentos estancados respecto a actividades aparentemente independientes, pero que hacen que se bloqueen entre sí.
• Informar individualmente a los empleados.
• Hacer públicos los logros conseguidos por la empresa.
• Permitirle a cada uno expresarse ante la dirección general, y esto cualquiera que sea su posición en la escala jerárquica de la organización.
• Promover una comunicación a todas las escalas.
TIPOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y HERRAMIENTAS
Podemos dividir la comunicación interna en dos tipos:
• Comunicación ascendente: es aquella que se realiza desde abajo hacia arriba en la jerarquía.
• Comunicación descendente: es aquella que se realiza desde arriba hacia abajo en la jerarquía.
Cada tipo de comunicación requiere de unas herramientas diferentes de comunicación. Por ejemplo, entre las herramientas de comunicación descendente encontramos:

• Tablones de anuncios.
• Periódico interno.
• Carta al personal.
• Jornada de puertas abiertas.
• Reuniones de información.
• Entrevista individual.

Los diferentes estudios realizados respecto a la comunicación interna coinciden en que la mejor forma de comunicación descendente es la relación personal, seguida muy a la par de la utilización de soportes digitales y escritos.
Por otra parte, entre las herramientas de comunicación ascendente podemos encontrar:

• Entrevista.
• Programa de sugerencias.
• Sección en el periódico interno.
• Por correo.
• Buzón de sugerencias.
• Intranet.

Como podemos comprobar, la empresa dispone de un amplio repertorio de herramientas de comunicación que le permite acercarse de la mejor manera posible al público al que se dirige, moderar el carácter informativo/afectivo de los mensajes, así como el grado de formalidad.
Pero, de nada sirve implantar herramientas de comunicación interna si ésta no nace de una auténtica cultura empresarial convencida de la necesidad de comunicación. Si esta filosofía no está implantada, las herramientas más eficaces no servirán y lo único que se habrá conseguido es perder tiempo y dinero. En el transcurso de los años veremos incrementare el protagonismo de esta actividad.


2. Resumen:

La comunicación interna es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido. De esta comunicación se pueden generar una herramientas para poder aplicarlas en el respectiva organización como lo son: Comunicación ascendente: es aquella que se realiza desde abajo hacia arriba en la jerarquía. Comunicación descendente: es aquella que se realiza desde arriba hacia abajo en la jerarquía. Cada tipo de comunicación requiere de unas herramientas diferentes de comunicación. Por ejemplo, entre las herramientas de comunicación descendente encontramos: Tablones de anuncios. Periódico interno. Carta al personal. Jornada de puertas abiertas. Reuniones de información. Entrevista individual.

Implementado esta medidas podremos obtener diferentes estudios realizados respecto a la comunicación interna coinciden en que la mejor forma de comunicación descendente es la relación personal, seguida muy a la par de la utilización de soportes digitales y escritos.

De este modo podremos comprobar, que la empresa dispone de un amplio repertorio de herramientas de comunicación que le permite acercarse de la mejor manera posible al público al que se dirige, moderar el carácter informativo-afectivo de los mensajes, así como el grado de formalidad.

3. preguntas iníciales:


a. ¿Cómo generar una buena comunicación interna?
b. ¿Qué herramientas necesitaríamos para fomentar dicha comunicación?
c. ¿Qué estudios se necesitarían para implementar esta organización?
d. ¿Cómo hacer que los empleados acepten esta comunicación de manera positiva?
e. ¿Esta comunicación interna puede potencializar la organización?


4. tema central:

o Comunicación interna
o Comunicación y cambio
o Efectos de la comunicación interna en los empleados.
o Comunicación y organización
o Comunicación para ser ascendente.


5. Campo de conocimiento:
 Comunicación social
 Psicología
 Sociología
 Desarrollo humano
 Desarrollo empresarial
 Estrategias de comunicación.
6. conceptos:

Comunicación y organización
Comunicación interna
Comunicación para el cambio social
Comunicación para el desarrollo
Comunicación estratégica.


7. hipótesis:

o La comunicación interna, potencializa a la organización hacia un mejor posición frente a otras.
o Lo que se genera internamente de la comunicación, son los resultados externamente de ella.
o La comunicación interna, es la solución a las necesidades del empleado de comunicarse del empleado.
o La comunicación interna genera una organización ascendente.
o Es necesaria en cualquier organización.


8. aspectos necesidades de información:
• Conocer acerca de la implementación de la comunicación interna.
• Comunicación interna, es indispensable en la organización del futuro
• Conocer acerca de los empleados y como la implementa.
• Saber acerca de la comunicación y la organización.

LLUVIA DE IDEAS #1

COMUNICACIÓN Y ORGNIZCIÓN

www.portalderelacionespublicas.com, publicado 28 de marzo del 2008, comunicación y organización, consultado el 20 de febrero de 2010 en http://www.rrppnet.com.ar/comyempr.htm.

Para empezar a tratar este tema, es importante señalar el concepto de comunicación, y según el autor Helbert Simon, la comunicación es "un acto de transmisión de premisas decisorias". Scott y Mitchel agregan que la transmisión es también de ideas, sentimientos o valores, entre individuos, grupos o máquinas.
Siempre que hay comunicación, hay información.

Funciones de la comunicación dentro de las organizaciones:

1. Para actividades no orgánicas (comunicación informal).
2. Para establecer programas. Estos nos permiten llevar adelante los objetivos de la organización. Es un conjunto de acciones.
3. Para suministrar información para activar programas. Transmitir la información para llevar y dar a conocer los programas.
4. Para motivar a los individuos para que apliquen el programa.
5. Para realimentar el esquema (control) .

Comunicación Formal Una comunicación es formal cuando se relaciona con la organización.
Se han elaborado canales formales para que la organización este funcionando.

1. Comunicación verbal (tramo corto) - Filtros formales Los filtros formales son por ejemplo una secretaria, en el caso que un subordinado quiera hablar con su jefe.
2. Comunicación escrita: Memorándums y cartas. Los memorándums se utilizan para transmitir información breve y concisa. Se aclara quien es el receptor y el emisor. Son de circulación interna. Generalmente en una organización grande se utilizan para enviar mensajes entre dos diferentes áreas. Las cartas en cambio, se utilizan para la relación entre la organización y el medio ambiente. Es decir, su uso se extiende de la frontera de la misma.
3. Actas e informes. Formalidades. Los informes contienen información estandarizada y pre establecido. Las actas se escriben en reuniones, entre directivos, en un consejo, etc. Se transcribe el resultado de la reunión. Generalmente se firman por los participantes al finalizar la misma.
4. Manuales. Estos establecen los procedimientos a llevar en la organización ante una determinada situación. Son muy útiles cuando ingresa personal nuevo a la organización.
5. Curso de documentos. Se lo conoce también como expediente. Es un documento que se le va adicionando información acerca de un tema determinado, del cual se necesita el consentimiento u opinión de todas las áreas. Cada una de estas emite su informe para que luego se pueda tomar una decisión final.


Comunicación informal.
1. Fuera de la organización. Pero se da con personas pertenecientes a la misma, que tienen una relación fuera.
2. El rumor. Es aquel que se pasa de boca en boca entre el personal. Cuando este llega a oídos del jefe, queda en el comprobarlo, o pasarlo por alto.
3. Camarillas.
Tipos de comunicación
Vertical: Cuando se da del jefe a sus subordinados (en este caso recibe el nombre de vertical descendente) o cuando un subordinado se comunica con su jefe (vertical ascendente)

Horizontal: entre el mismo personal.

Límites de la comunicación formal Límites ascendentes
1. Inocuidad para el emisor
2. El superior igual lo sabrá.
3. El subordinado quedara desairado ante su jefe.
Limites descendentes
1. Que no disminuya su autoridad.
2. Ignorancia sobre las necesidades del subordinado.

Interrelación estructura - comunicación

1. Canales formales de comunicación. Si hay muchos niveles, produce que la comunicación no sea tan fluida.
2. Estructura de la autoridad. Pueden existir barreras. La relación entre dos personas de un mismo nivel es diferente a que si fuesen de dos niveles diferentes.
3. Especialización del trabajo. Causa un lenguaje diferente entre distintas áreas.
4. Propiedad de la información. Las áreas que manejan información de tipo confidencial se sentirán más "importantes" que las demás.

Barreras de la comunicación
1. Deformación: Es un problema semántico, ósea, relacionado con el lenguaje. Relacionado con los marcos de referencia: forma de pensar, la crianza, etc.
2. Filtración: manipuleo de la información, según las intenciones del emisor. Generalmente ocurre en la comunicación verbal ascendente.
3. Sobrecarga: Al superior le llega demasiada información. Existe un principio de la excepción: solo se debe comunicar lo principal del funcionamiento de la organización o del área correspondiente. Se debe comunicar lo que funciona mal.
4. Sincronización: coordinación entre el tiempo y la información que se emite o realiza.
5. Falta de aceptación: Esta falta de aceptación por pare del que lo recibe puede ser por la falta de claridad del mismo o por desconfianza del emisor.
6. Cortocircuito: ocurre cuando se saltea algún nivel estructural de la organización.

Dimensiones de la comunicación Relacionado con los intervinientes en el proceso comunicacional.

1. Interpersonal: Entre la persona misma. Por ejemplo, leer un libro, el diario. A la organización le importa ya que se relaciona con los conocimientos que cada persona tiene, y eso influencia en el trabajo.
2. Interpersonal: Entre dos personas. Por ejemplo, el jefe y sus subordinados.
3. Grupal – Personal: Por ejemplo, cuando un grupo de subordinados se presentan ante su jefe.
4. Interrumpa Entre dos grupos. Puede darse el caso que un grupo de directivos se juntes con los directivos del sindicato, o algunos de sus empleados.

Conclusión final

La comunicación adquirió mayor importancia debido a la globalización y a la masa de individuos que forman parte de los procesos empresariales. Saber expresarse bien es una herramienta fundamental para el desempeño de los ejecutivos. Implica poder transmitir efectivamente conceptos e ideas, órdenes y directivas. Cuando estos conceptos no se comunican bien, se observa una falta de incentivos y carencia de objetivos claros y precisos. Esto ocasiona una pérdida de autoridad del gerente, inseguridad para los empleados, frustración por parte del jefe y sus subordinados, y como consecuencia, las cosas se hacen mal y se producen resultados no deseados. El capital esencial de las personas no es la seguridad laboral sino la información. Para que ésta pueda ser transmitida en forma satisfactoria, es útil valerse del humor, de los gestos y de la interrelación con el público. Se debe tener en cuenta el manejo del tiempo y que el mensaje sea claro, por lo que se aconseja hacer un ensayo antes de una presentación.
Podemos decir entonces, que el objetivo es lograr que las cosas se hagan sin malentendidos ni imprevistos.


2. RESUMEN:
El documento nos habla acerca de l comunicación en l empresa u organización, como a través de la comunicación se pueden llegar a diferentes escenarios y como esta puede ayudar a trascender la organización. Del mismo modo nos muestra las funciones que debe cumplir la comunicación dentro de la organización, como lo son: 1. Para actividades no orgánicas (comunicación informal). 2. Para establecer programas. Estos nos permiten llevar adelante los objetivos de la organización. Es un conjunto de acciones. 3. Para suministrar información para activar programas. Transmitir la información para llevar y dar a conocer los programas. 4. Para motivar a los individuos para que apliquen el programa, 5. Para realimentar el esquema (control).

Del mismo modo, nos muestra el tipo de comunicaciones que se pueden gestar en un empresa, como los son las de tipo formal e informal. Las de tipo formal son ejecutivo- empleados, y la informal es cundo hay un intercambio de comunicación entre unos y otros. Es decir no hay una estructura rígida a seguir.

Por otro lado, es importante destacar que hay ciertas barreras que se pueden gestar dentro de la organización, como los son: Deformación: Es un problema semántico, ósea, relacionado con el lenguaje. Relacionado con los marcos de referencia: forma de pensar, la crianza, etc. Filtración: manipuleo de la información, según las intenciones del emisor. Generalmente ocurre en la comunicación verbal ascendente. Sobrecarga: Al superior le llega demasiada información. Existe un principio de la excepción: solo se debe comunicar lo principal del funcionamiento de la organización o del área correspondiente. Se debe comunicar lo que funciona mal. Sincronización: coordinación entre el tiempo y la información que se emite o realiza. Falta de aceptación: Esta falta de aceptación por pare del que lo recibe puede ser por la falta de claridad del mismo o por desconfianza del emisor. Cortocircuito: ocurre cuando se saltea algún nivel estructural de la organización.
Es importante prestar gran atención a todos los entes que intervienen en la comunicación, aquellos denominados “entes”, que se pueden gestar de distinta manera, interpersonal o grupal.
Para finalizar, debemos recordar, que La comunicación adquirió mayor importancia debido a la globalización y a la masa de individuos que forman parte de los procesos empresariales. Saber expresarse bien es una herramienta fundamental para el desempeño de los ejecutivos. Implica poder transmitir efectivamente conceptos e ideas, órdenes y directivas. Cuando estos conceptos no se comunican bien, se observa una falta de incentivos y carencia de objetivos claros y precisos. Esto ocasiona una pérdida de autoridad del gerente, inseguridad para los empleados, frustración por parte del jefe y sus subordinados, y como consecuencia, las cosas se hacen mal y se producen resultados no deseados.

3. preguntas iníciales:

1. ¿Que debe gestarse en una organización para poder tener la comunicación ideal?
2. ¿Qué diferencias hay entre la comunicación formal e informal?
3. ¿Cuál es la comunicación que más le conviene la organización?
4. ¿a qué se debe la necesidad de implantar métodos de comunicación en una empres?
5. ¿Cuál es la mejor manera de eliminar las barreras de comunicación?



4. tema central:

• La comunicación formal.
• La comunicación informal.
• La comunicación para el cambio en la organización.
• Barreras de la comunicación empresarial.
• Organización ascendente o descendente.


5.A qué campo pertenece el tema central:
 Comunicación social.
 Cambio social.
 Psicología.
 Sociología.


6.Conceptos:
 Comunicación.
 Organización.
 Comportamiento.
 Estrategia.
 Competencia.
 Integración.

7.Hipótesis:
 Es necesaria la comunicación en la organización para que esta entre hacer parte de la globalización.
 la comunicación genera mejores relaciones interpersonales, unos con otros, lo que ocasiona que el cumplimiento de las labores sean mas eficaces.
 Cuando hay comunicación en la organización, hay un cambio generalizado en dicha empresa.

8. Conocimientos previos:

Conocer la comunicación en la organización.
Saber los parámetros que se deben seguir para que halla una comunicación exitosa.
Tipos de comunicación en la organización.
Efectividad de las comunicaciones, dependiendo de la forma que se utilice.

miércoles, 17 de febrero de 2010

Conclusiones finales de comunicación Externa

1. Accesibilidad del Tema: ¿Cuenta con suficientes fuentes consultables?
2. Tema Concreto: ¿En qué subtemas se puede dividir el tema?
3. Conocimientos Previos del Tema: ¿Qué se sabe del tema?
4. Probabilidad del Tema: ¿El tema es viable?

Solución

1rt: la comunicación externa, cuenta con suficientes temas ya que es un tema de interés, debido a es como están una empresa frente a otra, lo cual ocasiona que día a día hay más variedad en esta categoría
2rt: no tiene subtemas ya que es un subtema de comunicación y organización.
3rt: Del tema se sabe: que es la comunicación de una empresa a otra, lo cual genera competencia y mucha creatividad de las empresas líderes, para no dejarse opacar de las nuevas empresas o de las nuevas innovaciones.
4rt: El tema es viable: puesto que se cuenta con grandes variedades de fuentes.
Conclusiones finales de comunicación interna

1. Accesibilidad del Tema: ¿Cuenta con suficientes fuentes consultables?
2. Tema Concreto: ¿En qué subtemas se puede dividir el tema?
3. Conocimientos Previos del Tema: ¿Qué se sabe del tema?
4. Probabilidad del Tema: ¿El tema es viable?
Solución

1rt: la comunicación interna, cuenta con suficientes temas ya que es un tema de interés en la comunicación y la organización, lo cual tiene gran demanda y oferta en las empresas.
2rt: no tiene subtemas ya que es un subtema de comunicación y organización.
3rt: Del tema se sabe: que es la comunicación entre la misma empresa y de allí se genera la comunicación externa, es decir en cómo se da la organización entre otras organizaciones.
4rt: El tema es viable: puesto que se cuenta con grandes variedades de fuentes .
Conclusiones finales
1. Accesibilidad del Tema: ¿Cuenta con suficientes fuentes consultables?
2. Tema Concreto: ¿En qué subtemas se puede dividir el tema?
3. Conocimientos Previos del Tema: ¿Qué se sabe del tema?
4. Probabilidad del Tema: ¿El tema es viable?
Solución
1rt: El tema comunicación y organización: cuenta con suficientes fuentes, ya que es un tema vanguardista y de interés global, que actualmente es la solución a muchas empresas que se encuentran fuera de los parámetros que necesita para poder crecer y expandirse.
2rt: el tema comunicación y organización se dividió en los siguientes subtemas:
 Comunicación interna.
 Comunicación externa.
3rt: Del tema se sabe: que es la solución a muchas empresas que se encuentran al borde de la quiebra por no implementar comunicación en las organizaciones.
Del mismo modo es interesante ver como se han innovado en nuevos sistemas de comunicación tanto internamente como externamente de las empresas, como cada día las organizaciones tratan de ser más creativa para esta siempre actualizada y del mismo modo ser una opción en un mercado tan competido como es el de este tiempo.
Por otro lado, es importante destacar como planteles educativos, ya toman la comunicación como base de la formación sin importar cuál sea la profesión, ya que es indispensable ser un buen comunicador para poder ejercer un buen papel en la organización.
4rt: El tema es viable: puesto que se cuenta con grandes variedades de fuentes y del mismo modo es un tema que se puede enfatizar en un solo proceso que se dé en una organización.

cuadro#3 Comunicaion externa

Cuadro#2 : comunicacion interna

lunes, 15 de febrero de 2010